プライバシーマークの取得方法

■プライバシーマーク取得方法

プライバシーマークを取得すると決めたら、次は「自社で取得する」か、または「コンサルタントに依頼する」か、を決める必要があります。

自社取得は従業員の方の負担が大きくなりますが、決して無理ではありません。
時間的余裕や、全社員の協力がなければかなり厳しい活動になりますので、事前に社内での意思統一をしておくことをお勧めします。
気をつけるポイントはコチラ＞＞＞
自社取得（自力取得）のための、書類セット一式はこちら＞＞＞

メリット	デメリット
経費をかけずに取得できる	通常業務に加えた作業となるため、 メンバーの負担が大きい
自社に活動が定着しやすい	明確な回答が得られないため、 活動が停滞しやすい
人材が育つ	外部からの指導がないため、 保留・中断・中止等で、取得まで時間がかかる
人事異動等で担当者が代わる場合に、 引継ぎがしやすい	審査後の審査員の指導の意味が理解できず、 提出期限を過ぎてしまう

コンサルタントに依頼すると、やるべきことが明確になり、早期取得が可能です。
コンサルタントに依頼した場合のメリットはこちら＞＞＞

メリット	デメリット
早期に取得できる	費用がかかる
書類の雛形を自社用にカスタマイズして 使用するため、一から作成する必要がない	コンサルに頼りすぎると運用が定着しない
自社の状況に合わせて活動できる	実力があるコンサルかどうかの見極めが難しい
不明な点に即時回答が得られる	担当するコンサルタントによって、対応や書類の量に違いが出る

自社取得の際に望ましいこと

◆ 全社の意思統一ができていること
何のために取得が必要なのか、取得後に得られるメリット等、不明瞭なまま始めてしまうと、 「やらされている」という意識が出てくることがあり、活動に大きな影響を及ぼします。
従業員の皆様が積極的に関わっていくためにも、意思統一が必要です。

◆ 取得までの期限設定をおおまかに設けること
コンサルタントがお手伝いをする場合でも、Pマーク取得までには1年近くかかる場合があります。 自社で取得する場合は、通常コンサルタントが対応する部分をメンバー内で解決していくことになりますので、取得活動の時間に加え、担当者の方が勉強をする時間が必要になります。 対応するための充分な時間を設けて取り組むことをお勧めします。

◆ 書籍購入、セミナー参加等、時間と経費が充分に費やせること
担当者の方に経験がない場合、書籍やセミナー等で勉強しながら進めていくことも必要になってきます。書籍を購入したものの時間がなくて放置したまま活動が頓挫することも珍しくはありません。今までやってきたことが無駄にならないためにも、担当者の方が正しい知識を得るための配慮が必要です。

◆ 責任者、実務担当者に最後までやり遂げる意志があること
上記にも述べましたが、自社取得の負担はかなり大きくなります。
通常業務に加え、書類作成及びまとめ、各担当部門との連携等の負担が増えますので、業務量などを考慮した人選も重要です。

◆ 社内、もしくは身近に経験や知識のある方がおられること
自社で取得する際は、不明な点やあやふやな部分の答えが見つかりにくい場合があります。 そのような時に、経験や知識のある方がおられると的確なアドバイスや回答をもらうことができ、 停滞することなく進めていけます。

◆ 会社の代表者が状況を把握していること
現地審査の際に、『審査員から代表者へのインタビュー』があります。
これは、他の方が代理に受けることができず、会社の代表者が状況を理解していなければ審査員からの質問に答えることができません。
また、状況を把握することで「そろそろ取得できると思っていたら、まだ半分もいってなかった」 という状況に陥ることも防げたり、作成した規程に無理がないかを見極めることもできます。

自社取得のメリットは費用負担が少ない点ですが、当然その分の時間と負担は大きくなります。 上記は、自社取得に臨まれる際に、できるだけ停滞せずに進めていただくためのポイントですが、こうでなければいけないというものではありません。
実際に弊社の自社取得マニュアル（サポート付）で活動をされ、11ヶ月で取得完了されたお客様もおられますので、自社の環境をご考慮の上、ご検討下さい。

自社取得のための、マニュアル一式はこちら＞＞＞

コンサルタントに依頼した場合のメリット

◆ 書類の雛形をご用意しています
Ｐマーク取得活動での最大の負担は書類作成と言っても過言ではありません。
コンサル会社の多くは独自の雛形を持っていることがほとんどですので、その雛形をお客様の業種や体制に応じた形に修正し、いかに使いやすい形にしていけるかにがコンサルタントの経験値があらわれます。

◆ お客様のご負担を最小限におさえます
通常のコンサルティングであれば、お客様ご自身でやっていただくことが多々あります。 ただし、その場合でも、お客様ご自身で作業して頂く部分と、コンサルタントがお手伝いできる部分が明確ですので、お客様のご負担を最小限にすることができます。

◆ 次の段階に進む目処を臨機応変にたてていきます
自社取得の場合、役職や立場上「メンバー内で提出期限を強要できない」という問題が発生することがあり、そうなるとスケジュール管理が難しくなりますが、外部のコンサルタントに依頼することで甘えがなくなり、 真剣に取り組むことができます。
コンサルタントは、お客様の取得希望時期を念頭に入れて進めていきますので、次回のコンサルティングまでにやっておくことや、その後のスケジュールが明確です。

◆ 不明な点にはその都度お答えします
分からないことをそのままにしておくと、現地審査で答えることができません。疑問に思ったことは随時メールや電話でお答えしますので、お客様ご自身が理解をして実施していくことで、現地審査当日も冷静に対処できます。
※現地審査にはコンサルタントが同席することは許されません。

◆ 書類審査や現地審査での指摘事項に的確に対応します
書類審査や現地審査では必ず数箇所の指摘が入りますので、審査でチェックされた項目に是正措置がとれなければそこでストップしてしまいます。 コンサルタントは指摘された事柄に対し的確に対処しますので、審査後に滞ることがありません。

◆ ２年後の更新審査に向けて、体制維持のお手伝いをします
（定期コンサルティング契約の場合）
Pマーク取得後は2年ごとに更新審査があります。せっかく取得しても、今まで頑張って作った体制を維持できなければ、更新審査の際に取得時と同じぐらいの負担がかかります。
また、複数名でコンサルティングに参加していれば、担当者が退職や転勤で不在になった場合も安心です。

自社取得とコンサルティングの最大の違いは、コンサルティング費用と従業員の負担です。
従業員の方々の業務量、担当者の人選、ご予算等、各面でご考慮の上、どのメリットを選択されるかをご検討下さい。

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